¿Cómo reducir los costes laborales de la empresa?

Reducir costes de empresa es una aspiración lógica de toda compañía para ser competitiva y generar beneficios. En muchos casos va más allá y es esencial para la viabilidad del negocio. Pero es importante saber de dónde se puede recortar y de dónde no para poder mantener los servicios o la producción con la calidad adecuada y lograr la rentabilidad deseada a corto, medio y largo plazo.

Disminuir los costes de trabajo de un negocio requiere conocer las partidas de gasto que enfrenta la empresa y las estrategias más ventajosas como primer paso para una toma de decisiones informada.

Vamos a ahondar en ello en este artículo, te mostrará como ahorrar costes laborales actualemente sin comprometer la calidad ni la productividad de tu empresa y cumpliendo la legislación laboral vigente, para que tengas la información que necesitas a fin de facilitarte tomar buenas decisiones.

¿Cuáles son los gastos de trabajo que deben hacer frente las empresas?

Conocer los gastos laborales fijos de una compañía es necesario antes de decidir cómo ahorrar en una empresa.

Salario bruto

Es la remuneración acordada con cada empleado antes de aplicar retenciones de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social. Comprende tanto las percepciones salariales como, en ocasiones, las no salariales. Es decir, su cuantía es la suma de la base y los complementos y, en algunos casos, se le deben sumar también las dietas. Las horas extraordinarias o las percepciones no salariales también están incluidas en el salario bruto.

Cotizaciones a la Seguridad Social

Son las aportaciones económicas a las que la ley obliga a empresarios y trabajadores. El sueldo bruto mensual es la base de cotización para calcular la cuantía a aportar. Es obligación de la empresa ingresar tanto su parte como la del trabajador descontada de su nómina en la Tesorería General de la Seguridad Social. Siempre hay que tener en cuenta que se aplica tanto al salario mensual como a las pagas extras o al prorrateo de éstas en la nómina de cada mes.

Costes de rotación

Antes de plantear cómo reducir costes laborales hay que tener claro cuáles son y un punto que con frecuencia se olvida son los costes de rotación. Estos son la suma de los gastos directos e indirectos generados por el reemplazo de un trabajador que abandona su puesto o es despedido.

Hay que tener en cuenta los costes de reclutamiento y selección, de formar o capacitar al nuevo empleado, los derivados de una baja eficiencia hasta su incorporación o hasta que adapta y rinde conforme a su puesto así como la repercusión económica que pueda tener el cambio o el tiempo sin ocupar el cargo y que puede suponer pérdida de clientes, menor productividad o malestar en el equipo laboral, entre otras cuestiones. Por ello mantener plantillas estables ayuda a ahorrar costes laborales.

Absentismo

Un trabajador que no acude a su puesto supone una serie de gastos directos e indirectos para la empresa. Entre ellos, aunque no son los únicos, las horas extras de la persona que suple su ausencia, las cotizaciones sociales que se deben pagar aunque no acuda a su puesto de trabajo, la reducción de la productividad o pérdida de calidad del servicio con la repercusión que eso puede tener de cara a los clientes, los costes de sustitución de personal, los costes administrativos de gestionar su baja y las responsabilidades legales que puede llevar su ausencia.

Formación y adaptación

Son los costes de formar o capacitar a un empleado para un puesto determinado en la empresa, para su adaptación al puesto según las necesidades actuales de la empresa o a los cambios tecnológicos que requiere éste.

Riesgos legales y sanciones

Son complicados de cuantificar con precisión de antemano pero a la hora de plantearte ahorrar costes laborales en España es preciso tener en cuenta que incumplir leyes como la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, las leyes de igualdad de oportunidades o las leyes de responsabilidad medioambiental de una empresa conlleva importantes multas y sanciones.

Además, errores como impagos a la seguridad social o no llevar un registro del control horario obligatorio o registro salarial anual, conlleva sanciones, recargos y costes indirectos añadidos.

Las mejores estrategias de ahorro de costes laborales actualmente

Si buscas cómo reducir costes de personal en una empresa, aquí tienes algunas estrategias y ejemplos efectivos para ahorrar en costes laborales y abaratar estas partidas manteniendo la productividad, calidad y buena imagen corporativa de la compañía.

Bonificaciones por contratar personas con discapacidad

Una forma interesante de ahorrar costes laborales actualmente está en la recepción de las bonificaciones por contratar personas con discapacidad igual o superior al 33% y que supone reducciones importantes de gasto en cotizaciones, con el consiguiente ahorro. Estas bonificaciones son superiores a otros colectivos.

Un ejemplo de reducir costos en una empresa con esta acción es la bonificación por la contratación temporal de una personas con discapacidad general igual o mayor al 33% que, de media, supone entre 3.500 y 4.700 euros anuales, dependiendo de su edad y sexo y que puede llegar a ser de media de entre 4.100 y 5.300 euros anuales, dependiendo de la edad y sexo, si la persona tiene una discapacidad severa superior al 65%.

Además, en algunos puestos contratar a personas con discapacidad severa de forma indefinida supone un incentivo de hasta 6.000 euros, existen subvenciones directas para la adaptación al puesto de trabajo, deducciones fiscales en el Impuesto de Sociedades de entre 9.000 y 12.000 euros por incremento de plantilla con discapacidad, bonificaciones para la sustitución de estos trabajadores por incapacidad temporal y, además, la contratación a través de Centros Especiales de Empleo tiene una bonificación del 100 %de las cuotas empresariales.

Estas ayudas tienen una duración prolongada y son compatibles con otros incentivos.

Evitar sanciones y costes ocultos

Cuando te planteas cómo reducir costes en una empresa te interesa tener en cuenta cómo evitar recibir multas por no cumplir con la LGD. Cumplir con ella permite al mismo tiempo ahorrar costes laborales y abaratar los gastos generales de la compañía. Al cumplir con esta legislación, la empresa ahorra en costes de inspecciones, evita los riesgos reputacionales derivados de su incumplimiento y evita problemas en licitaciones públicas que impidan optar a ellas.

Optimizar la modalidad contractual

Otra forma de reducir costes laborales en una empresa pequeña, grandes y en el caso de autónomos con empleados pasa por optimizar la modalidad contractual de los empleados. La diferencia de gastos y bonificaciones entre contratos indefinidos y temporales es muy relevante. Contar con asesoramiento experto en este ámbito te puede ayudar a rebajar costes laborales en contratos y personal de forma importante y sin afectar a la producción

Es importante también tener en cuenta cuál es el coste real del despido, la cuantía de los incentivos a la contratación estable y saber cuándo un contrato bonificado es más rentable que uno sin bonificar al reducir los costes laborales de un trabajador.

Reducción de costes laborales sin despedir

Los ejemplos para reducir costos laborales sin despedir son diversos y es conveniente valorar cuál o cuáles son los adecuados para tu compañía.

• Reorganización de funciones para una mejor productividad y menores costes laborales.
• Ajustes de jornada, ya sea en la plantilla completa o en determinados puestos de trabajo.
• Movilidad funcional que permite una mejor eficiencia organizativa.
• Teletrabajo y el ahorro estructural de cada puesto.
• Aplicar estrategias de flexibilidad como herramienta de reducción de costes en la empresa.

Formación bonificada como palanca de ahorro

La formación bonificada es un sistema que permite a la empresa financiar la formación de sus trabajadores a través de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Se trata de un crédito anual que se puede usar para mantener y mejorar las competencias y habilidades del personal mejorando la competitividad y productividad de la empresa sin costes extras y reduciendo costes en capacitación.

Externalización estratégica de servicios

Para ahorrar en costes en la empresa con esta estrategia es clave definir qué tareas conviene externalizar servicios en una consultora, priorizando aquellas que suponen un ahorro en la estructura fija de la compañía, una reducción de riesgos laborales y la optimización de recursos humanos.

Planificación laboral y asesoramiento experto

A la hora de plantearte cómo reducir los costes laborales de una empresa es conveniente tener en cuenta que improvisar sale caro porque puedes perder oportunidades de ahorro y cometer errores que conllevan gastos, sanciones económicas y/o afectar a la productividad y a la imagen corporativa.

Entre los errores comunes de las empresas destacan el incumplimiento de la LGD, subestimar o sobreestimar las necesidades de personal en la plantilla, una gestión ineficiente de turnos y rotaciones, no saber optimizar las modalidades de contratación o desatender la formación a los empleados.

Para evitar esos errores y maximizar el ahorro es importante contar con una estrategia global y asesoramiento experto que permita lograr los beneficios del cumplimiento legal y la optimización económica de costos laborales.

Manuel Cejas

Soy Manuel Cejas, fundador de Fénix Inclusión 360.
Profesional con más de 20 años de experiencia en la gestión y dirección de organizaciones, especializado en igualdad, discapacidad e inclusión sociolaboral. Cuenta con una trayectoria consolidada en la gestión integral de empresas, abarcando recursos humanos, gestión económico-financiera y contable, subvenciones públicas, operaciones y cumplimiento normativo, tanto en el ámbito de la administración pública como en el sector privado.

Trayectoria profesional

2006 – 2025  –  Cargo: Director Gerente.

Responsable de la creación, dirección y consolidación de un Centro Especial de Empleo con más de 250 personas trabajadoras. Desarrollo de funciones de dirección estratégica y operativa, gestión de recursos humanos, control económico-financiero y cumplimiento normativo.
Ha liderado la implantación de políticas de igualdad, diversidad e inclusión, incluyendo el diseño y seguimiento de Planes de Igualdad, protocolos de prevención del acoso, medidas de conciliación y acciones específicas en materia LGTBI.

Asimismo, ha ejercido funciones como Personal Técnico de Apoyo, coordinando los Servicios de Ajuste Personal y Social y desarrollando acciones formativas y de acompañamiento para la integración laboral de personas con discapacidad.

2002 – 2005  –  Cargo: Administrativo / Secretario-Interventor.

Desempeño de funciones administrativas, económicas y de recursos humanos, así como tareas de secretaría e intervención: tramitación de expedientes, gestión presupuestaria, contratación pública, elaboración de informes, actas y control económico-financiero.

Formación y especialización

Formación en dirección financiera, gestión administrativa y contable, y especialización universitaria como Técnico de Unidades de Apoyo. Cuenta con formación específica y experiencia acreditada en igualdad, planes de igualdad, brecha salarial, inclusión laboral y discapacidad, así como en docencia y diseño de acciones formativas en el ámbito sociolaboral.